Ein gut strukturiertes Zeitmanagement gehört zu den Grundlagen einer jeden Zahnarztpraxis. Sind Prozesse nicht klar strukturiert und wird die Termindauer falsch eingeschätzt, kommt es zu Wartezeiten. Diese führen zu unzufriedenen Patienten, die ihren Unmut wiederum am Personal auslassen. Sorgen Sie daher für ein optimales Zeitmanagement, damit dieser Teufelskreis gar nicht erst entsteht.
Zeitmanagement in der Zahnarztpraxis durch Strukturen, Routinen und Erfahrungswerte
Ein funktionierendes Zeitmanagement ist der Kern einer gut funktionierenden Zahnarztpraxis. Dafür ist eine entsprechende Planung notwendig. Führen Sie eine Dokumentation aller Arbeitsabläufe in Form einer Ist-Analyse Ihrer Zahnarztpraxis durch und betrachten Sie objektiv den momentanen Workflow Ihres Teams. Holen Sie sich zudem Feedback von Ihrem Team ein. Dieses sieht bestimmte Prozesse und Aufgaben aus einer anderen Sicht und kann so wertvollen Input liefern. Stellen Sie sich dabei unter anderem folgende Fragen:
- Wer macht was in Ihrer Praxis?
- Wie viele Mitarbeiter sind für bestimmte Prozesse notwendig?
- Wie viele sind momentan an bestimmten Prozessen beteiligt?
- Wie funktionieren bestimmte Prozesse?
- Wie viel Zeit benötigen diese Prozesse?
- Welche Prozesse sind die größten “Zeitfresser”?
- Welche Prozesse fallen regelmäßig (täglich/wöchentlich) an und welche unregelmäßig oder in größeren Abständen?
- Welche Prozesse werden händisch erledigt und welche laufen digital ab?
- Wie lange beträgt die durchschnittliche Wartezeit Ihrer Patienten mit und ohne Termin?
- Wie hoch ist der Anteil an Notfallpatienten?
- Wie hoch ist der Anteil an zeitintensiven und kurzweiligen Terminen?
- An welchen Tagen kommt es zu Stoßzeiten und Patientenflut?
- Wie zufrieden sind Sie nach einem Arbeitstag?
- Spiegelt die tatsächliche Arbeit auch den Schwerpunkt Ihrer Praxis wider?
- Gibt es Zeitfresser, die Sie von diesem Schwerpunkt abbringen?
Durch die Beantwortung dieser Fragen, haben Sie ein besseres Bild über den aktuellen Status in Ihrer Praxis. Anschließend sollten Sie Ziele festlegen, die Sie erreichen möchten – beispielsweise die Anzahl der Patienten, die Sie pro Woche behandeln wollen oder dass die Wartezeit um eine gewisse Zeit sinken soll. Wichtig ist dabei eine stets transparente Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern. Jeder sollte wissen, welche Tätigkeiten genau zu seinem Aufgabenbereich gehören.
● Etablieren Sie regelmäßige Teambesprechungen und seien Sie offen für Kritik und Verbesserungsvorschläge – das gleiche sollte selbstverständlich auch für Ihre Mitarbeiter gelten. Ein respektvolles und offenes Miteinander ist dabei der Schlüssel zum Erfolg.
● Treten unerwartet Probleme auf, sollten diese nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisiert und entsprechend abgearbeitet werden. Was muss sofort erledigt werden und was kann noch warten?
● Legen Sie fixe Zeitblöcke fest, in denen ausschließlich Behandlungen mit Ihrem Praxisschwerpunkt durchgeführt werden. So verlieren Sie nicht den Fokus Ihrer Praxis.
● Erhaltene Informationen stets vollständig weiterzugeben, hilft ebenso beim Aufbau eines professionellen Zeitmanagements in Ihrer Zahnarztpraxis, da so Fehlerquellen und Missverständnisse vermieden werden können.
● Generell sollte eine gewisse Tagesstruktur vorhanden sein, an der sich alle Mitarbeiter orientieren können. So entsteht eine Routine, die wiederum zu einem fließenden Arbeitsprozess führt.
● Auch die Terminvergabe kann systematisch angegangen werden. Da die Konzentrationsfähigkeit am Vormittag höher ist, sollten hier eher anspruchsvolle Behandlungen durchgeführt werden. Bieten Sie den Patienten zudem proaktiv Termine an. So haben Sie eine bessere Kontrolle über die Behandlungsplanung.
● Das Führen von Wartelisten löst das Problem von kurzfristigen Absagen. Entstehende Lücken können so geschlossen werden und flexible Patienten werden zufrieden gestellt.
● Überprüfen Sie regelmäßig Ihr Zeitmanagement und die Behandlungsplanung. So können Sie Prozesse optimieren und auf Wünsche des Teams eingehen.
Optimierung durch Digitalisierung und künstliche Intelligenz
Die Zeiten der Zettelwirtschaft sind vorbei. Die Digitalisierung (siehe Artikel „Die digitale Zahnarztpraxis“) ist so gut wie in allen Lebensbereichen angekommen – so auch in der Zahnmedizin. Durch Praxismanagement-Tools (siehe Artikel „Zahnarztsoftware“) profitieren auch Ihre Patienten durch mehr Komfort bei der Terminbuchung. Termine können jederzeit online gebucht werden, wodurch weniger Aufwand vor Ort in der Praxis für telefonische Terminvergaben entsteht. Zudem können die Daten der Patienten bereits vorher angefragt werden. Überweisungen, Röntgenbilder, Befunde und Co. können im Handumdrehen in Ihrem System hinterlegt werden. Darüber hinaus sind digitalisierte Patientenakten bei der Suche nach bestimmten Informationen äußerst hilfreich und sparen im Vergleich zum analogen Verfahren enorm viel Zeit.
Auch der Bereich der künstlichen Intelligenz in der Zahnmedizin ist in den letzten Jahren stets gewachsen. So hilft beispielsweise auch unsere KI-basierte Software von dentalXrai Zahnärzten dabei, Röntgenbilder vollautomatisiert zu detektieren. Basierend auf einem Algorithmus, der anhand von tausenden von Röntgenbildern trainiert wurde, unterstützt die Software Zahnärzte durch eine nachweislich zuverlässigere Auswertung der Röntgenbilder*. Durch farbliche Hervorhebungen der Detektionen können die Ergebnisse den Patienten einfach und verständlich auf verschiedenen Endgeräten, wie z.B. dem Tablet erklärt werden. Durch die Integration in Ihre Röntgengeräte-Software oder Praxismanagementsoftware leistet also auch KI einen großen Beitrag für das professionelle Zeitmanagement in Ihrer Zahnarztpraxis.
Zusammengefasst sind diese Faktoren wichtig, um Ihr Zeitmanagement zu optimieren:
- Regelmäßige Prozessanalyse
- Strukturierte Arbeitsaubläufe/-prozesse und klare Arbeitsanweisungen
- Patienten sowie Probleme nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisieren
- Gute Kommunikation durch vollständige Weitergabe von Informationen
- Regelmäßige Teambesprechungen
- Offenheit des Teams für Verbesserungsvorschläge und Kritik
- Digitaler Workflow
- Einsatz von künstlicher Intelligenz
* Laut Ergebnis der Studie „Detecting caries lesions of different radiographic extension on bitewings using deep learning“ von 2020 erkennt unsere KI „dentalXrai Pro“ – im Vergleich zur herkömmlichen Diagnostik durch Zahnärzte – bis zu 3x mehr frühe Kariesläsionen.
